PROCESOS DE ALMACENAMIENTO

El diseño de los procesos que conforman el Sistema de Almacenes se define para alcanzar elevados niveles de eficiencia en los servicios que este proceso brinda al sistema logístico en general.


El objetivo de este trabajo es establecer el mapa de proceso, que contiene la misión del servicio y la relación de procesos que conforman el sistema de almacenaje, además se definen los riesgos fundamentales que pueden estar presentes en este subsistema y se establecen los principales indicadores para determinar el nivel de servicio que brinda el almacén a sus clientes.


La formulación de un diseño permite desarrollar un procedimiento de operación que se estructure sobre la base de un estricto cumplimiento de todas las normas de control establecidas y a su vez, que estos se cumplan sistemáticamente en el marco de garantizar la eficiencia que se exige en la ejecución de cada proceso. El análisis, mejoramiento y control de la gestión de procesos hace énfasis en el desarrollo de la misión, razón de ser de cada servicio.


El almacén ha dejado de ser un espacio donde las mercancías reposan, para convertirse en un eslabón clave en la cadena de suministro. Por consiguiente, su diseño y gestión están influenciados por los procesos y agentes de las supply chain (cadenas de abastecimientos).


En primer lugar, la realización de los pronósticos de venta fiables supone el punto de partida de todo el proceso, y resulta clave para llevar a cabo un dimensionamiento racional del stock, el cual formará parte del inventario a depositar en el almacén.


El sistema de almacenaje tiene como objetivo garantizar el suministro continuo y oportuno de los materiales y medios de producción requeridos para asegurar los servicios de forma ininterrumpida y rítmica. Las normas de inventario constituyen un instrumento de dirección fundamental para definir el volumen de recursos materiales que deben existir en un lugar determinado, para garantizar su buen desempeño.


El incumplimiento de las normas de control interno lleva aparejado mal desempeño de la organización y repercuten directamente en el mal manejo de los recursos y materiales inmovilizados en el almacén.


Cada empresa debe seleccionar cuáles son los medidores del nivel de servicio que se utilizarán de acuerdo a las demandas de servicio de los clientes, establecer metas de servicio en cada uno, controlar el comportamiento real de los mismos e instrumentar acciones para eliminar las desviaciones detectadas o pronosticadas.


Un aspecto fundamental a tener en cuenta en el proceso de almacenaje es la gestión de los inventarios relacionado con la decisión sobre el tamaño de los lotes de los pedidos de compra o lanzamiento a producción (Q), lo cual debe hacerse considerando no solo el valor óptimo sino un conjunto de otros factores tales como: tamaño del pedido del cliente, capacidad de los contenedores, equipos, transporte y embalajes; combinación de surtidos de un mismo proveedor, ritmo de producción, capacidad del almacén y los estantes, disponibilidad financiera y material, urgencias de entrega, características y riesgos del producto, otros factores.


Otra decisión importante es la determinación de donde se van a ubicar los inventarios los cuales pueden ser descentralizados o centralizados en la cadena logística. Los inventarios descentralizados por lo general tienden a aumentar los inventarios del sistema, pero disminuye el tiempo de suministro al proceso que lo necesita y los inventarios centralizados disminuyen los inventarios pero aumenta el tiempo de suministro a los procesos consumidores ya que la distancia a que se encuentran los clientes se alarga.


Para determinar en cada caso cuál es la mejor variante se necesita considerar un conjunto de factores tales como: valor del producto, importancia para el consumidor, valor de las pérdidas por no disponer del producto, frecuencia del consumo, posición geográfica relativa de los competidores, accesibilidad a las instalaciones, flexibilidad, y otros. Para evaluar esta decisión debe utilizarse la ecuación de costos de procesos.